Cuando un gerente de mercadeo desea planificar varios eventos simultáneamente en locales geográficamente distantes podría resultar complicado estandarizar ciertos parámetros de calidad, variedad y precios en cuando a la contratación de los proveedores de servicios (audio, mesoneros, decoradores, catering, entre otros).
La clave es conseguir aliados estratégicos en las distintas ciudades o zonas en las que se efectuarán los eventos. Hay que corroborar que las organizaciones aliadas estén dispuestas a ofrecer un servicio acorde con las expectativas de la empresa-cliente. No se trata tan sólo de ofrecer un productos o servicio puntual, sino de mantener una relación a largo plazo. Los tiempos de entrega, la seguridad que transmite el proveedor, su buena disposición a colaborar en lo que sea necesario y la solución de inconvenientes en forma eficiente, serán características deseables desde el punto de vista del departamento de Mercadeo de cualquier compañía.
La sugerencia es no dejar nada a la improvisación. Brindar la información oportuna a la fuerza de ventas antes, durante y después del evento que se desea realizar. Convocar a los clientes frecuentes del local comercial, a los líderes de opinión y a los allegados al negocio.
Es preferible planificar un evento con 2 meses de anticipación para buscar información, escuchar recomendaciones de otros que hayan tenido experiencias similares, acordar funciones y responsabilidades entre los participantes, preparar el espacio físico y detectar inconvenientes en la ventilación, iluminación, seguridad e infraestructura. Para "ambientar" un evento, lo primero es crear una sensación festiva con la ayuda de accesorios y materiales gráficos apropiados. Comunicar a todas las audiencias los detalles básicos del evento: hora, fecha, lugar, objetivo y costo de la entrada (si la entrada es libre, es recomendable indicarlo desde el primer momento)
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